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ISO20000認證審核員
審核員在面試中應掌握的技巧有:
a.提問得當;
少說,多聽;
c.保持和諧的關系;
d.選擇合適的面試對象。
(2)提問技巧。
提問是審計中使用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式是審核員的基本溝通技巧。
根據答案結果,提問分為三類:
開放式提問。
提問的目的是為了得到更廣泛的答案。怎么樣?什么?這種問題是開放式的;
封閉式提問。
可以用是、不是或者一兩個字來回答問題。除必要時,審核員應盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會使面試對象緊張,有些問題很難回答。在實踐中,很多情況不能用是或不是來決定;
c.思維問題。
可以圍繞問題進行討論,以獲得更多的信息。問題式常有:為什么?請告訴我…
總之,提問的方式有很多種。無論哪種方式,重要的是審核員的提問必須有明確的觀點和目的,時機適當;必須準確、清晰、分層、遞進。一個老練的審核員的提問方式往往表面上是隨機的,但他總能在當時的場景中找到最合適的提問方式,得到理想的答案。
判斷不合格項的技巧。
在現場審核中,審核員應及時判斷收集到的客觀證據和審核發現的符合性。除了深刻理解標準要求外,如何正確判斷還需要掌握一些技巧。
能細則細,不能細則粗;對上則細,對不上則粗。
(2)最接近原則。
當標準中找不到完全可以對號入座的條款時,判斷最接近的條款。
(3)最有效的原則。
當有多種判斷時,根據最有利的改進或改進最有效的條款進行判斷。
(4)最關鍵的原則。
當同時存在多個問題時,應尋找關鍵詞或關鍵客觀證據或關鍵問題進行判斷。
(5)最密切聯系的原則。
有些問題要通過現象來看本質,要從與問題關系最密切的原因來判斷。
(6)合并同類項原則。
相同的輕微不合格項可以合并類似的項目,如文件控制中的一些標識。
具體分析審核對象,切忌望文生義。
應對一些典型情況的技巧。
(1)沒問題型。
這種人試圖讓審計師產生優秀的觀點,只給你樂觀的一面,搪塞不好的地方。
處理技巧是:堅持全面審核,聽好的,也要聽差的,看好的,也要看差的。
(2)沖突型。
面對任何批評,輕視審計人員的意見,不與審計人員合作。
處理技巧是:保持冷靜,堅持審核,對發現的問題做出明確耐心的解釋。
(3)掩蓋型。
盡量少說話,少回答問題,即使回答問題,也要繞圈子,盡量讓審核員少了解真實情況。
對策技巧是:耐心,容忍,靈敏地改變問法,直到達到目的。
(4)一問三不知型。
以不熟悉情況為由不回答提出的問題。
應對技巧如下:請受審方領導派熟悉情況的人陪同或介紹情況。
(5)高談闊論型。
旁征博引審核員提出的問題,高談闊論,與您進行理論討論,希望利用專業優勢震懾審核員,減緩審核進度。
應對技巧是:及時插入最實際的問題,而不是辯論理論問題或技術問題。
(6)做不到型。
審核員提出問題時,會以實際行不通、做不到、不必要、太繁瑣為由向你解釋,拒絕承認問題。
應對技巧是:清晰耐心地說明這是標準的要求,審計是標準和實際審計的過程。
(7)辯解型。
千方百計為發現的不合格項辯護,尋找開脫理由。
應對技巧是:可以重新核實,堅持以事實為基礎。全面覆蓋。
(8)主動暴露型。
主動向審核員介紹存在的問題,推卸責任。
應對技巧是:先核實介紹的問題,但要謹慎,不要介入受審方的人際矛盾。
(9)求饒型。
承認審計人員發現的問題,但要求審計人員貴手,不要判斷不合格項,并表示立即糾正。
應對技巧是:要堅持原則,但要表示同情,理解受審核方,將能立即糾正的輕微不合格項降為觀察項或糾正確認后不判斷。
(10)故意拖延型。
千方百計轉移審核員的審核目標、精力和時間。你讓他拿信息,他遲遲不提供;你讓他介紹,他吹你的海闊天空;陪同人員口才特別好。他們總是主動介紹情況,或者經常用ISO9001標準解釋相關問題,或者經常溜號,等等。
應對技巧是:盡量避免做無關緊要的事情,精心規劃,保持明確的審計目標,主動客氣地打斷無關緊要的介紹,督促受審方提交材料,不與人討論問題。
(11)過度熱情型。
審計人員非??蜌鉄崆?,泡茶、遞煙、供水等,以淡化審計氣氛。
應對技巧是:審核時盡量少社交,通常不吃水果等食物,禮貌但嚴肅。